Virtuelle Poststelle
1. Zugangseröffnung für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
Die Gemeinde Hasbergen bietet ihren Bürgerinnen und Bürgern seit 15. November 2005 eine Virtuelle Poststelle (VPS), über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden können. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch eine "qualifizierte elektronische Signatur" am Computer ersetzt. Bisher konnten online nur einfache Vorgänge abgewickelt werden, die keine Schriftform voraussetzen.
An die VPS gesandte Nachrichten erhalten einen akkreditierten Zeitstempel, der den Eingang des Daten sekundengenau dokumentiert. Die Wahrung von Fristen ist also auch online problemlos möglich.
Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Gemeinde Hasbergen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Gemeinde Hasbergen gelten, also beispielsweise nicht für verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden.
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
2.1 Formfreie Vorgänge
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: info@gemeinde-hasbergen.de. Formfreie E-Mails können zu dem auch an alle auf www.hasbergen.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Gemeindeverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden.
2.2 Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Hasbergen rechtsverbindlich und sicher elektronisch schicken.
Diese Art der Übertragung ist derzeit allerdings noch nicht für den Formularservice und deren dort angebotenen Vordrucke unter www.hasbergen.de möglich, weil die Ausfülldaten beim Sendevorgang nicht übertragen werden. Die Nutzung ausgewählter Vordrucke wird in einer nächsten Stufe angeboten. Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Gemeindeverwaltung.
Die Gemeinde Hasbergen behält sich vor, eingehende signierte Nachrichten per Briefpost zu antworten. Wir setzen die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten voraus, die Verwendung eines Pseudonyms ist unzulässig.
3. Dateiformate
Da nicht alle Datei-Formate bei der Gemeinde Hasbergen bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt (andere Formate nur auf Rückfrage):
Acrobat Reader Version 3.0 und aufwärts
Microsoft Office Version 2003 und abwärtskompatibel
Grafikformate: jpeg, gif
Die Gesamtgröße der Anhänge darf 8 MB nicht überschreiten.
Gepackte Dateien mit Endungen wie ZIP oder RAR sind wie auch Dateien mit der Endung EXE von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie MAKROS sind nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.
4. Verfahrensablauf
Um Dateien an die VPS der Gemeinde Hasbergen zu übersenden, wird der kostenlose Govello Client (Govello) benötigt. Der Client ist in seiner Konfiguration auf die Kommunikation mit der VPS Gemeinde Hasbergen vorbereitet. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung durch die Behörde. (Bitte an Ihre Kontaktdaten denken!)
4.1 Technische Aspekte
Mit dem eingesetzten Protokoll OSCI-Transport wird die Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit bei der Übermittlung von Nachrichten gewährleistet. Als Endbenutzer-Schnittstelle kommt der Govello-Client zum Zuge, der komplett unter Java läuft und daher in allen Betriebssystemen, die eine Java-Virtual-Machine unterstützen, funktioniert. Für den Einsatz des Clients sollte auf dem System das Java Runtime Environment (JRE) in der Version 1.4.2_08 verfügbar sein.
Unterstützt werden von Govello alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten.
Eine Auflistung der unterstützten Karten findet sich www.bos-bremen.de. Mehr
Informationen zum Client gibt es bei www.govello.de
Bei Fragen und Problemen hilft ein Blick in die Hilfestellung.
